Außerordentliche Ereignisse und Umstände

Im normalen Geschäftsumfeld ist jedes Unternehmen ständig Chancen, Herausforderungen und Risiken ausgesetzt. Es kann jedoch zu außergewöhnlichen Ereignissen oder Umständen kommen, die sich der Kontrolle der Organisation entziehen (bekannt als "höhere Gewalt", z.B. Krieg, Streik, Aufruhr, politische Instabilität, geopolitische Spannungen, Terrorismus, Kriminalität, Pandemie, Epidemie Überschwemmung, Erdbeben, böswilliges Hacken von Computern, andere natürliche oder von Menschen verursachte Katastrophen).

Kommunikation, Bewertung und Entscheidung

Wenn ein außerordentlicher Vorfall, der die Zertifizierungsstelle vorübergehend daran hindert geplante Audits vor Ort durchzuführen eintritt, muss dieser Umstand durch die Zertifizierungsstelle bewertet werden. 

Um die aktuelle und zu erwartende zukünftige Situation der zertifizierten Organisation bewerten zu können und über die Fortsetzung oder Nicht-Fortsetzung der Zertifizierung entscheiden zu können, müssen objektive Informationen von Ihnen eingeholt werden. Als Grundlage zur Bewertung müssen durch die Organisation objektive Nachweise über die fortlaufende Wirksamkeit des Managementsystems wie beispielsweise Sitzungsprotokolle, Managementbewertung, Aufzeichnungen über Korrekturmaßnahmen, Ergebnisse interner Audits, Test-/Inspektionsberichte usw. eingereicht werden. Eine Abschätzung und Bewertung erfolgt anhand eines Formulars. Sollte das durch die Zertifizierungsstelle ermittelte Risiko zur Fortsetzung der Zertifizierung als gering eingestuft sein, sind die unten angeführten „Überschreitungsfristen“ einzuhalten. Die Bewertung der Nachweise und anschließende Risikoabschätzung zur fortdauernden Eignung der Zertifizierung darf durch die Zertifizierungsstelle auch außerhalb des Standorts durchgeführt werden.


Folgende Grundlagen und Festlegungen sind dabei zu beachten:


  • Proaktive Kommunikation
  • Planung über weiteres Vorgehen der Zertifizierungsstelle zur Bewertung
  • Festlegung der maximalen Frist zur Aussetzung oder des Entzugs der Zertifizierung 
  • Festlegung von Kriterien für das nächste Zertifizierungsaudit (Erst-, Wiederholungs- oder Überwachungsaudit) einschließlich der Methode und des Zeitplans für etwaige Wiedereinsetzungsaktivitäten und Bewertungen
  • Sicherstellen, dass jede Abweichung von den Zertifizierungsgrundlagen und festgelegten Verfahren der betroffenen Organisation bewertet, dokumentiert und mit der Zertifizierungsstelle abgestimmt ist
  • Wiedereinführung von Überwachungs-/Zertifizierungsaktivitäten, wenn der Zugang zu dem betroffenen Standort wiederhergestellt ist


Können wir keinen Kontakt mit Ihnen aufnehmen, muss das Zertifikat ausgesetzt oder entzogen werden.

Überschreitungsfristen

In welchen Audittyp des Zertifizierungszyklus befinden Sie sich?

  • 1. / 2. Überwachungsaudit

    Das erste Überwachungsaudit nach Erstzertifizierung muss innerhalb von 12 Monaten nach dem letzten Tag des ersten Stufe-2-Audits stattfinden. Unter der Voraussetzung, dass ausreichende Nachweise gesammelt wurden, um Vertrauen in die fortdauernde Wirksamkeit des zertifizierten Managementsystems zu haben, darf das erste Überwachungsaudit bis maximal 18 Monate ab dem Datum der Erstzertifizierung aufgeschoben werden. Andernfalls muss das Zertifikat ausgesetzt oder der Geltungsbereich reduziert werden.  


    Wenn eine Organisation für einen begrenzten Zeitraum (weniger als 6 Monate) vollständig stillgelegt werden muss, darf ein während der Stilllegung geplantes Audit verschoben werden, bis die Organisation ihren Betrieb wieder aufnimmt. Die Organisation sollte die Zertifizierungsstelle über die Wiederaufnahme des Betriebs informieren, damit das Audit unverzüglich durchführen werden kann.

  • Rezertifizierungsaudit

    Normalerweise muss das Re-Zertifizierungsaudit abgeschlossen und die Entscheidung über die Re-Zertifizierung vor Ablauf der Gültigkeitsdauer getroffen werden, um den Verlust der Zertifizierung zu vermeiden. Unter der Voraussetzung, dass genügend Nachweise gesammelt wurden, um Vertrauen in die fortdauernde Wirksamkeit des Managementsystems zu haben, darf die Zertifizierung bis maximal 6 Monate nach Ablaufdatum des ursprünglichen Zertifikats aufgeschoben werden.


    Die Re-Zertifizierung muss innerhalb dieser zulässigen, verlängerten Frist durchgeführt werden. Andernfalls muss ein neues Erstaudit durchgeführt werden. Der Ablauf der erneuten Zertifizierung sollte auf dem ursprünglichen Re-Zertifizierungszyklus basieren.

Regelungen und Vorgaben der Akkreditierungsstelle

im Umgang mit Covid 19


siehe Link: IAF (International Accreditation Forum)


Remote-Audits

Für die Zertifizierungsverfahren ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 können Remote- Auditverfahren eingesetzt werden. Dabei werden Teile des Auditprogramms mit Ihren Mitarbeitern auditiert.

Der Einsatz und Umfang (30-100% Remote-Anteil) obliegt der Zertifizierungsstelle nach vorheriger Risikobetrachtung und den zu Grunde liegenden Vorgaben der Akkreditierungsstelle.

Vor-Ort-Audits

Können Vor-Ort-Audits nicht rechtzeitig durchgeführt werden, wird anhand von Ihnen eingereichter Informationen und Begründungen durch die  CERTainable entschieden, ob eine Verschiebung Ihres Audits notwendig und möglich ist. Hierbei gelten die definierten Fristen und Regelungen der Akkreditierungsstelle.