Außerordentliche Ereignisse und Umstände

Im normalen Geschäftsumfeld ist jedes Unternehmen ständig Chancen, Herausforderungen und Risiken ausgesetzt. Es kann jedoch zu außergewöhnlichen Ereignissen oder Umständen kommen, die sich der Kontrolle der Organisation entziehen (bekannt als "höhere Gewalt", z.B. Krieg, Streik, Aufruhr, politische Instabilität, geopolitische Spannungen, Terrorismus, Kriminalität, Pandemie, Epidemie Überschwemmung, Erdbeben, böswilliges Hacken von Computern, andere natürliche oder von Menschen verursachte Katastrophen).

Kommunikation, Bewertung und Entscheidung

Wenn ein außerordentlicher Vorfall eintritt, der die Durchführung geplanter Audits vor Ort vorübergehend verhindert, wird die Situation durch die Zertifizierungsstelle bewertet.


Um die aktuelle und zukünftige Situation der zertifizierten Organisation beurteilen und eine Entscheidung über die Fortführung der Zertifizierung treffen zu können, werden objektive Informationen eingeholt. Hierzu hat die Organisation geeignete Nachweise über die fortlaufende Wirksamkeit ihres Managementsystems bereitzustellen, beispielsweise in Form von Sitzungsprotokollen, Managementbewertungen, Aufzeichnungen zu Korrekturmaßnahmen, Ergebnissen interner Audits oder Prüf- und Inspektionsberichten.


Die Bewertung erfolgt auf Grundlage dieser Informationen mittels einer risikobasierten Einzelfallanalyse.
Auf dieser Basis legt die Zertifizierungsstelle das weitere Vorgehen fest.


Die Bewertung der Nachweise sowie die anschließende Risikoabschätzung zur fortdauernden Eignung der Zertifizierung erfolgen auf Grundlage der verfügbaren Informationen und können – abhängig von der jeweiligen Situation – auch ohne Durchführung eines Vor-Ort-Audits erfolgen.



Folgende Grundlagen und Festlegungen sind dabei zu beachten:


  • Proaktive Kommunikation
  • Planung über weiteres Vorgehen der Zertifizierungsstelle zur Bewertung
  • Festlegung der maximalen Frist zur Aussetzung oder des Entzugs der Zertifizierung 
  • Festlegung von Kriterien für das nächste Zertifizierungsaudit (Erst-, Wiederholungs- oder Überwachungsaudit) einschließlich der Methode und des Zeitplans für etwaige Wiedereinsetzungsaktivitäten und Bewertungen
  • Sicherstellen, dass jede Abweichung von den Zertifizierungsgrundlagen und festgelegten Verfahren der betroffenen Organisation bewertet, dokumentiert und mit der Zertifizierungsstelle abgestimmt ist
  • Wiedereinführung von Überwachungs-/Zertifizierungsaktivitäten, wenn der Zugang zu dem betroffenen Standort wiederhergestellt ist


Können wir keinen Kontakt mit Ihnen aufnehmen, muss das Zertifikat ausgesetzt oder entzogen werden.

Regelungen zum Zertifizierungszyklus

In welchen Audittyp des Zertifizierungszyklus befinden Sie sich?

  • 1. / 2. Überwachungsaudit

    Das erste Überwachungsaudit nach der Erstzertifizierung ist spätestens 12 Monate nach dem Datum der Zertifizierungsentscheidung durchzuführen.


    Zur Aufrechterhaltung der Zertifizierung ist in den Folgejahren mindestens einmal pro Kalenderjahr ein Überwachungsaudit durchzuführen, mit Ausnahme von Jahren, in denen ein Re‑Zertifizierungsaudit (Wiederholungsaudit) erfolgt.


    Kann ein geplantes Überwachungsaudit infolge außergewöhnlicher Ereignisse oder Umstände, die außerhalb der Kontrolle der Organisation liegen (z. B. Pandemie, Krieg, Naturkatastrophen, Cyberangriffe), nicht wie geplant durchgeführt werden, erfolgt eine risikobasierte Bewertung durch die Zertifizierungsstelle.

    Dabei wird insbesondere geprüft, ob die Wirksamkeit des Managementsystems weiterhin nachgewiesen werden kann, welche alternativen Überwachungs- oder Ersatzmaßnahmen durchgeführt werden können (z. B. Remote-Audit, Dokumentenprüfung oder verstärkte nachgelagerte Auditierung), und ob die Fortführung der Zertifizierung weiterhin gerechtfertigt ist.


    Die Entscheidung über das weitere Vorgehen wird nachvollziehbar dokumentiert.

    Ist eine ausreichende Überwachung nicht gewährleistet, wird die Zertifizierung ausgesetzt.

  • Re-Zertifizierungsaudit (Wiederholungsaudit)

    Das Re‑Zertifizierungsaudit ist so zu planen, dass es vor Ablauf der Gültigkeit des Zertifikats durchgeführt wird und eine Zertifizierungsentscheidung rechtzeitig getroffen werden kann. In diesem Fall bleibt die Zertifizierung ohne Unterbrechung gültig, da eine rechtzeitige Zertifizierungsentscheidung getroffen wurde.


    Erfolgt keine Zertifizierungsentscheidung vor Ablaufdatum, verliert das Zertifikat mit Ablauf seine Gültigkeit.


    Werden das Re‑Zertifizierungsaudit und insbesondere die anschließende Zertifizierungsentscheidung nach Ablaufdatum durchgeführt, kann die Zertifizierung innerhalb von maximal 6 Monaten nach Ablaufdatum wiederhergestellt werden. In diesem Zeitraum gilt die Organisation als nicht zertifiziert. Dies gilt auch beim Auftreten außerordentlicher Ereignisse.

    Im Falle einer Wiederherstellung beginnt die neue Zertifikatsgültigkeit mit dem Datum der Zertifizierungsentscheidung, während das Ablaufdatum auf Basis des ursprünglichen Zertifizierungszyklus festgelegt wird.


    Kann die Zertifizierung nicht innerhalb von 6 Monaten nach Ablaufdatum wiederhergestellt werden, ist mindestens ein Audit der Stufe 2 im Rahmen einer erneuten Zertifizierung erforderlich. Die Notwendigkeit eines zusätzlichen Audits der Stufe 1 wird risikobasiert festgelegt.


    Treten außergewöhnliche Ereignisse auf, erfolgt die Steuerung des Verfahrens auf Basis einer risikobasierten Bewertung unter Berücksichtigung der Aufrechterhaltung der Wirksamkeit des Managementsystems. Die Entscheidung wird nachvollziehbar dokumentiert.

Regelungen und Vorgaben der Akkreditierungsstelle

im Umgang mit Covid 19


siehe Link: IAF (International Accreditation Forum)


Remote-Audits

Für die Zertifizierungsverfahren ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 können Remote- Auditverfahren eingesetzt werden. Dabei werden Teile des Auditprogramms mit Ihren Mitarbeitern auditiert.

Der Einsatz und Umfang (30-100% Remote-Anteil) obliegt der Zertifizierungsstelle nach vorheriger Risikobetrachtung und den zu Grunde liegenden Vorgaben der Akkreditierungsstelle.

Vor-Ort-Audits

Können Vor-Ort-Audits nicht rechtzeitig durchgeführt werden, wird anhand von Ihnen eingereichter Informationen und Begründungen durch die  CERTainable entschieden, ob eine Verschiebung Ihres Audits notwendig und möglich ist. Hierbei gelten die definierten Fristen und Regelungen der Akkreditierungsstelle.