Der Zertifizierungsablauf in 4 Schritten

Der Zertifizierungs-

ablauf in 4 Schritten

Schritt für Schritt durch den Ablauf eines Zertifizierungsaudits


Hinweis: Alle relevanten Dokumente finden Sie in unserem Downloadbereich.

Angebots- und Auftragsphase

Für eine Zertifizierung gemäß den einschlägigen DAkkS- Richtlinien ist es notwendig, umfassende Kenntnisse bereits vor dem Audit über Ihr Unternehmen zu erhalten.

Zur Erfassung der relevanten Daten dienen die Dokumente Kundenstammdatenblatt sowie die Jährliche Kundendatenabfrage je Regelwerk pro Standort.


Falls Sie zunächst nur einen Richtpreis möchten, nutzen Sie zur Dateneinreichung bitte unser Online-Formular Anfrage oder zum Ausdruck für Ihrer Anfragedaten das Dokument Quick Basisdaten. Hierbei werden nur die Mindestdaten für eine Kalkulation abgefragt.


Nachdem alle relevanten Daten vorliegen erfolgt eine Antragsprüfung, in der neben dem Geltungsbereich, die Machbarkeit durch die CERTainable geprüft wird sowie die Komplexitätskategorie Ihres Unternehmens und die notwendige Auditzeit ermittelt wird. Sind Sie bereits bei einer anderen Zertifizierungsstelle zertifiziert, übernehmen wir gerne die Übernahme für Sie. Diese ist jedoch ebenfalls Bestandteil der Antragsprüfung.

Nach erfolgreicher Antragsprüfung erhalten Sie ein verbindliches Angebot.

Mit Ihrer Unterschrift und der damit einhergehenden Bestellung stimmen Sie unseren Zertifizierungsbedingungen, Datenschutzerklärung und unseren AGBs zu.


Ihr leitender Auditor, Ihr zentraler Ansprechpartner rund um Ihr Audit, wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um mit Ihnen gemeinsam einen Audittermin zu vereinbaren, woraufhin Sie die Auftragsbestätigung erhalten.


  • Was ist ein Kundenstammdatenblatt und was eine jährliche Kundenabfrage?

    Mit dem 'Kundenstammdatenblatt' werden die Daten Ihres Unternehmens erfasst, die fortwährend in unserem System hinterlegt werden. Dieses ist für Neukunden einmalig auszufüllen. 

    In den Folgejahren erhalten Sie ausschließlich einen Auszug über diese Daten, die Sie dann mit Ihrer Unterschrift bestätigen. Änderungen sind dem Kundenservice mitzuteilen.


    Das Formular 'Jährliche Kundenabfrage' ist jährlich auszufüllen und dient der Auditzeitkalkulation, die u.a. abhängig von der Anzahl Ihrer Mitarbeitenden ist. 

  • Wie geht man bei Veränderungen in / Erweiterungen der Organisation vor?

    Alle relevanten Organisationsveränderungen, die zertifizierungsrelevant sind, z.B. Änderung der Firmierung, des Geltungsbereichs aber auch Standorterweiterungen, eingetretene Arbeits- /Umweltunfälle, etc. (weitere relevante Änderungen siehe Zertifizierungsbedingungen) sind der Zertifizierungsstelle über den sog. Änderungs- und Mitteilungsantrag (siehe unter Downloads) unverzüglich mitzuteilen. Daraufhin entscheidet eine erneute Machbarkeitsprüfung der Zertifizierungsstelle, ob die Zertifikatsnutzung wie bisher aufrechterhalten werden kann oder welche Änderungsmaßnahmen notwendig sind.

  • Verweigerung einer Zertifizierung

    Gemäß der DIN EN ISO/IEC 17021-1 hat eine Zertifizierungsstelle die Möglichkeit eine Zertifizierung abzulehnen. Gründe dafür können aus der Machbarkeitsprüfung resultieren, z.B. ob die Zertifizierungsstelle für den relevanten Scope akkreditiert ist. 

    Ist dies der Fall, wird ein Zertifizierungsentscheid über die sog. 'Verweigerung' getroffen und Sie als Kunde werden darüber informiert.

Auditphase

Fristgerecht vor dem Audit erhalten Sie von Ihrem leitenden Auditor einen Auditplan mit allen relevanten Daten zum bevorstehenden Audit. Bei Rückfragen kann jederzeit Kontakt zu diesem aufgenommen werden. 


Mit dem Audit bewertet der Auditor vor Ort, ob Ihr Unternehmen die Konformität des zu prüfenden Regelwerkes einhält.


Die Ergebnisse werden in einem Auditbericht dokumentiert, der Ihnen nach der internen Prüfungsphase zur Verfügung gestellt wird.


Nach erfolgreicher Konformitätsbestätigung durch den Auditor gibt dieser eine Empfehlung zur Zertifizierung an die Zertifizierungsstelle, die CERTainable GmbH.


  • Welche Dokumente müssen dem leitenden Auditor u.a. am Ende des Audits vorliegen?

    - Organigramm

    - Unternehmenspolitik mit Unterschrift und Datum

    - Managementsystem-Ziele (smart)

    - Prozesslandschaft

    - Geltungsbereich als dokumentierte Information

    - Ergebnisse des letzten internen Audits (z.B. interner Auditbericht)

    - aktuelle Managementbewertung


    Zusätzlich für das Regelwerk ISO 9001:

    - Nachweis zum Umgang mit Risiken und Chancen (z.B. Risikomatrix)

    - Wichtigsten rechtlichen Anforderungen an Produkt- und/oder Dienstleistungen der Organisation


    Zusätzlich für das Regelwerk ISO 14001:

    - Umweltaspekte

    - Bewertung der Einhaltung von rechtlichen Verpflichtungen


    Zusätzlich für das Regelwerk ISO 45001:

    - Methode und Kriterien zur Ermittlung und Bewertung von SGA-Gefährdungen und Risiken

    - Nachweise zu Compliance-Bewertungen

  • Was ist bei Nicht-Konformitäten?

    Bei Nicht-Konformitäten unterscheiden wir zwischen Haupt- und Nebenabweichungen. Hauptabweichungen können bei Nicht-Abstellung zertifizierungshemmend sein bzw. zum Entzug eines Zertifikats führen. 

    (Nähere Informationen entnehmen Sie bitte unseren Zertifizierungsbedingungen).

Prüfungsphase und Zertifizierungsentscheid

Bei der Prüfung handelt es sich um ein 2-Stufen-Verfahren:

Zunächst wird durch den Kundenservice die Vollständigkeit der Dokumente geprüft.

In der zweiten Stufe wird durch einen unabhängigen Gutachter, den sog. Fachlichen Prüfer, die Richtigkeit der Auditdurchführung und die Bewertung der Auditdokumente überprüft.


Schließlich wird durch eine berufene Person der Zertifizierungsstelle der Entschluss zur Zertifizierung, der sog. Zertifizierungsentscheid, getroffen.


Zertifikatsphase

Als Neukunde bei der CERTainable oder nach einem Rezertifizierungsaudit erhalten Sie von unserem Kundenservice einen Zertifikatsentwurf zur Freigabe.

Nach erfolgreicher Freigabe Ihrerseits und unserer Leitung der Zertifizierungsstelle erhalten Sie Ihr Zertifikat papierlarisch und per PDF. Dieses ist für drei Jahre gültig, insofern die Konformität in den zwei Folgejahren weiter nachgewiesen werden kann.

Zudem senden wir Ihnen Ihr Zertifizierungssymbol zur Darstellung, z.B. auf Ihrer Website, zu.


Sie haben viel erreicht! - Zeigen Sie Ihren Kunden, dass Sie zertifiziert sind, und profitieren Sie von Ihrer erbrachten Leistung.


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Sie sind aktuell noch bei einer anderen Zertifizierungsstelle zertifiziert?

Mit ein paar wenigen Informationen Ihrerseits führen wir nach Prüfung, ob der 3-Jahres-Zertifizierungszyklus aufrechterhalten werden kann, den Wechsel zur CERTainable einfach für Sie durch.

Lediglich die offizielle Kündigung muss durch Sie nach unserer Übernahmefreigabe erfolgen.

Wie geht es weiter?

Überwachungsphase (1. Folgejahr, 2. Folgejahr)


In den zwei Folgejahren nach einem Erstaudit oder einem Rezertifizierungsaudit werden sog. Überwachungsaudits durchgeführt (siehe Schritte 1-3).

Diese Audits dienen der Überprüfung des Erhalts und der Verbesserung des Managementsystems.

Der Auditaufwand ist üblicherweise geringer als die eines Erstaudits bzw. einer Rezertifizierung. Die Audittermine unterliegen keinem festen Zeitpunkt und sind frei mit der Zertifizierungsstelle im Kalenderjahr zu planen.


Rezertifizierung


Mit der Rezertifizierung oder auch einem sog. Wiederholungsaudit beginnt ein neuer

3-Jahres-Zertifizierungszyklus. Dazu wird der Audittermin rechtzeitig vor Zertifikatsablauf geplant, so dass die Erneuerung des Zertifikats fristgerecht ermöglicht werden kann.